효율의 비밀: 생산성 높이는 방법

 

효율의 비밀: 생산성 높이는 방법

 

 

효율성, 당신의 새로운 무기

언젠가 중소기업 사장님들을 인터뷰할 기회가 있었어요. 그중 한 분께서 회사 운영에 있어서 가장 큰 난관이 무엇인가요? 라는 질문에 주저 없이 “효율적인 업무 처리”라고 답하셨던 것이 기억에 남아요. 왜냐하면 효율적인 업무 처리는 결국 생산성을 높이고, 기업의 수익으로 직결되니까요. 그런데 효율성을 높이기 위해서는 단순히 열심히 일하는 것만으로는 모자라요. 체계적인 전략을 가지고 있어야 해요.

 

우선순위 정하기, 바쁘지 않고 중요한 것

이메일 확인과 회의 참석으로 하루가 금세 지나간다는 경험 있으신가요? 이런 일들은 긴급하지만 중요하지 않은 일에 속할 가능성이 큽니다. 중요한 것은 긴급한 일을 처리하기보다는 중요한 일을 먼저 해결하는 것이에요. 이때 가장 효과적인 방법이 '아이젠하워 매트릭스' 활용하기입니다. 이 네 분면의 매트릭스를 통해 자신이 맡은 일을 중요도와 긴급도에 따라 분류할 수 있어요. 완료해야 할 일의 우선순위를 시각적으로 나타내면 더욱 명확하게 일을 처리할 수 있습니다.

 

단순함이 주는 힘: 시간 관리

복잡한 일정을 관리하기 위해 가장 필요한 건 무엇일까요? 바로 단순화된 시스템이에요. 저는 개인적으로 경쟁사 사장님과의 점심 약속이나 중요한 고객과의 미팅을 놓치는 일이 가끔 있었습니다. 그런데 그 이후로는 주간 스케줄을 눈에 들어오게 벽에 붙이거나, 구글 캘린더 등 다양한 스마트 도구를 활용해 일정을 관리하고 있어요. 트렌드에 맞춰 다양한 앱이 나와 있으니 자신에게 맞는 것을 활용해 보세요. 작은 습관 변화가 큰 차이를 만들어요.

 

멀티태스킹의 유혹

한번은 여러 가지 일을 동시에 처리하려다가 차질이 생겨 일을 다시 처음부터 시작했던 경우가 있었어요. 당시만 해도 멀티태스킹은 능력 있는 사람의 상징처럼 여겨졌지만, 사실 집중력 분산으로 업무 효율이 떨어질 수밖에 없다는 연구 결과가 많아요. 멀티태스킹보다 하나에 집중하는 것이 훨씬 생산성을 높이는 데 좋습니다.

 

 

회의, 짧고 굵게

회의가 길면 집중력과 생산성이 떨어질 수밖에 없어요. 실제로 미국의 대기업에서는 이제 15분 안에 끝내는 ‘스탠드업 미팅’을 도입해 놀라운 성과를 거두고 있습니다. 짧고 간결한 회의를 통해 정확한 목표와 전략을 전달하면, 팀원들이 더 효율적으로 일을 처리할 수 있습니다.

 

지속적 개선: 피드백과 학습

저희 회사에 꼭 참석해야 하는 시간이 있다면 바로 피드백 미팅이에요. 실수도 하고 좋은 성과도 나지만 그 결과보다 중요한 것은 그 과정에서 무엇을 배웠느냐죠. 일주일이나 한 달마다 팀원들과 함께 소주하며, 솔직한 피드백을 주고받는 시간을 가집니다. 피드백을 통해 자신을 돌아보고, 개선점을 찾는 것이야말로 지속적으로 생산성을 높이는 열쇠입니다.

 

결론적으로, 생산성을 높이기 위해서 체계적이고 현실적인 전략이 필요해요. 우선순위를 명확히 하고, 단순한 시스템으로 시간을 관리하세요. 그리고 피드백을 통해 지속적으로 학습하며 개선하는 자세가 중요합니다. 저도 이 점을 깨닫고 나서는 생산성을 많이 높일 수 있었습니다. 여러분의 하루도 효율적인 무기가 되길 바랍니다!